Mẫu hóa đơn là những mẫu đã có sẵn và được cung cấp bởi Koffi. Thông qua những mẫu hóa đơn này anh/chị có thể tạo ra những hóa đơn phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Last updated
Bước 1: Trỏ đến mục Đăng ký sử dụng, chọn mục Thư viện mẫu hóa đơn
Bước 2: Hệ thống chuyển đến trang Danh sách mẫu hóa đơn, tại đây bấm Tạo mẫu hóa đơn
Bước 3: Hệ thống chuyển đến trang Chọn mẫu hóa đơn.
Tại mục Loại hóa đơn anh/chị chọn loại hóa đơn từ danh sách (bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ)
Tại mục Tùy chỉnh mẫu hóa đơn anh /chị chọn Tùy chỉnh
Bước 4: Rê chuột vào mẫu hóa đơn muốn tạo chọn Tạo từ mẫu này
Bước 5: Trang thiết lập mẫu hóa đơn
Anh/chị đặt tên cho mẫu hóa đơn, đặt phân loại ký hiệu cho phù hợp với nhu cầu quản lý, chọn logo, chọn hình nền và các chi tiết khác.
Bước 6: Bấm Lưu để lưu lại mẫu đã tuỳ chỉnh. Hệ thống sẽ chuyển đến trang Danh sách mẫu hóa đơn
Mẫu hóa đơn tạo thành công sẽ hiển thị trên trang Danh sách mẫu hóa đơn
Bước 1: Trỏ đến mục Đăng ký sử dụng, chọn mục Thư viện mẫu hóa
Bước 2: Hệ thống chuyển đến trang Danh sách mẫu hoá đơn, tại đây bấm Tạo mẫu hoá đơn để tạo mẫu hoá đơn điện tử.
Bước 3: Hệ thống chuyển đến trang Chọn mẫu hoá đơn. Tại đây anh/chị có thể chọn Loại hoá đơn từ danh sách (bao gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ).
Ngoài ra, hệ thống Koffi còn hỗ trợ mẫu hóa đơn song ngữ Việt - Anh. Để chuyển sang mẫu song ngữ bấm chọn từ danh sách Ngôn ngữ.
Bước 4: Rê chuột vào mẫu hoá đơn muốn tạo và chọn Tạo từ mẫu này
Bước 5: Tại trang Thiết lập mẫu hóa đơn, điền những thông tin sau: Tên mẫu hóa đơn, Để hiểu rõ hơn về quy tắc viết Ký hiệu mẫu hóa đơn (Mẫu hóa đơn), anh/chị có thể tham khảo thêm tại mục 2. Quy tắc viết Ký hiệu mẫu hóa đơn trong hóa đơn điện tử trong cùng bài viết này.
Bước 6: Bấm Xem trước để kiểm tra lại thông tin mẫu hoá đơn. Bấm Lưu để lưu lại mẫu, hệ thống sẽ chuyển đến trang Danh sách mẫu hoá đơn.
Mẫu hóa đơn được tạo thành công, sẽ được hiển thị trên trang Danh sách mẫu hóa đơn.
2.1. Tên loại hoá đơn bao gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn xuất khẩu, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, tem, vé, thẻ.
2.2. Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
+ “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
+ “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số ;
Để hiểu rõ hơn về một số quy tắc khác anh/chị có thể xem thêm .
Trên đây là hướng dẫn tạo mẫu hóa đơn và một số quy tắc về Ký hiệu hóa đơn (mẫu hóa đơn). Tiếp theo anh/chị xem hướng dẫn .
