Việc tạo lập hóa đơn điện tử giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đáng kể thay vì sử dụng hóa đơn giấy. Tại bài viết dưới đây, Koffi xin gửi đến anh/chị cách lập hóa đơn điện tử trên hệ thống.
1. Hướng dẫn cách vào trang tạo hoá đơn
Sau khi đăng nhập thành công trên hệ thống Koffi, anh/chị trỏ đến mục Hoá đơn, chọn mục Tạo hóa đơn.
Trang tổng quan
Hệ thống chuyển đến trang Tạo hoá đơn như sau:
Trang tạo hoá đơn
2. Hướng dẫn nhập chi tiết thông tin hoá đơn
Thông tin hóa đơn.
Thông tin người bán.
Thông tin khách hàng.
Thông tin giao dịch.
Chi tiết sản phẩm, hàng hoá dịch vụ.
Các bước nhập như sau:
Bước 1: Tại mục Mẫu hóa đơn, anh/chị chọn mẫu hoá đơn từ danh sách.
Chọn mẫu hoá đơn
Bước 2: Sau khi chọn Mẫu hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin tương ứng với hóa đơn được chọn.
Tại mục Thông tin người bán, hệ thống tự động điền vào từ mẫu hoá đơn đã được tạo trước đó. Xem thêm tại Tạo mẫu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Tiếp theo tại mục Thông tin khách hàng, anh/chị có hai cách nhập như sau:
Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin vào các trường dữ liệu.
Lưu ý: Nếu muốn lưu lại thông tin khách hàng mới, anh/chị có thể bấm Thêm khách hàng.
Nhập trực tiếp thông tin khách hàng
Cách 2: Chọn từ danh sách gợi ý của hệ thống, anh/chị thực hiện như sau:
Nhập một trong các thông tin Mã khách hàng, Mã số thuế và Tên đơn vị.
Sau đó chọn từ danh sách gợi ý, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin liên quan.
Tiếp theo nhập bổ sung thông tin về Tên người mua, Số tài khoản và Tên ngân hàng.
Bước 6: Anh/chị có thể kiểm tra lại trước khi xuất hóa đơn bằng cách bấm Xem trước.
Trang Tạo hóa đơn
Sau khi bấm Xem trước, hệ thống sẽ mở cửa số hiển thị như hình. Đóng cửa số anh/chị bấm X.
Xem trước
Bước 7. Để lưu lại một hóa đơn, có hai cách như sau:
Cách 1: Bấm Lưu để lưu lại thông tin hóa đơn. Sau đó hệ thống sẽ chuyển đến trang Danh sách hóa đơn với trạng thái hóa đơn là chưa ký.
Lưa lại thông tin hóa đơn
Cách 2: Nếu anh/chị muốn lưu, ký và gửi CQ Thuế ngay lập tức, bấm Lưu, ký & gửi CQ thuế. Hệ thống sẽ mở cửa sổ xác nhận gửi email đến khách hàng.
Tại cửa sổ phát hành hóa đơn, anh/chị nhập một hoặc nhiều email khách hàng, sau đó bấm Ký&gửi CQ thuế. Hệ thống sẽ ký hóa đơn và gửi hóa đơn đến các email đã được nhập.
Lưu ý: Nếu anh/chị không muốn gửi email đến khách hàng, anh/chị có thể bấm bỏ chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng.
Sau khi anh/chị bấm Ký&gửi CQ thuế, hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Ký thành công và đang gửi CQ thuế".
Ngược lại, anh/chị không muốn ký hóa đơn, anh/chị có thể bấm Thoát. Sau đó hệ thống sẽ chuyển đến trang danh sách hóa đơn với tính chất hóa đơn vừa tạo là gốc, trạng thái gửi CQ thuế là chưa gửi CQ thuế.
3. Chỉnh sửa hóa đơn
Tính năng này chỉ thực hiện trên những hoá đơn chưa gửi cơ quan thuế. Các bước thực hiện chỉnh sửa hóa đơn tại trang Danh sách hóa đơn như sau:
Bước 1: Bấm "..." , chọn mục Chỉnh sửa hóa đơn.
Danh sách hoá đơn
Bước 2: Anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin tương tự như việc Tạo hóa đơn.
Trang chỉnh sửa hoá đơn
Bước 3: Bấm Cập nhật để lưu các thông tin sau khi chỉnh sửa. Sau đó hệ thống sẽ chuyển đến trang Danh sách hóa đơn.
Cập nhật hoá đơn
Trên đây là hướng dẫn các bước tạo mới hóa đơn và chỉnh sửa hoá đơn, để hóa đơn có hiệu lực, anh/chị có thể xem thêm tạiKý và gửi hoá đơn đến CQ Thuế.
